Membangun sebuah bisnis membutuhkan beberapa fasilitas-fasilitas penunjang, salah satunya ruangan kantor. Ruangan kantor tersebut akan digunakan untuk berbagai kegiatan administrasi, seperti proses penyimpanan dan juga pengolahan data bisnis. Membangun kantor membutuhkan biaya-biaya yang tidak sedikit, jika belum memiliki biaya sebaiknya menyewa gedung kantor saja. Saat ingin menyewanya maka harus membuat perjanjian sewa menyewa kantor. Lalu apa saja dokumen yang harus dipersiapkan? Simak penjelasannya dibawah ini.
Jenis-jenis Kantor
- Virtual Office
Jenis-jenis kantor yang pertama adalah virtual office. Virtual office merupakan sebuah gedung kantor bersama, dimana alamat kantor bisa digunakan oleh beberapa perusahaan. Secara fisik tidak ada kantor yang digunakan oleh perusahaan yang menyewa virtual office. Akan tetapi, beberapa perusahaan tersebut hanya menyewa alamat kantor tersebut sedangkan untuk kegiatan operasional perusahaan tidak dilakukan di kantor tersebut.
- Service Office
Jenis kantor yang kedua ini sangat cocok disewa oleh Anda yang memiliki bisnis startup karena ruangan yang disewakan tidak terlalu luas. Berbeda dengan virtual office, service office memiliki banyak ruangan yang bisa digunakan untuk operasional bisnis serta tersedia juga fasilitas untuk menunjangnya. Jika Anda menyewa service office maka tidak perlu membeli perlengkapan kantor, seperti kursi, meja, lemari dan sebagainya. Service office juga menyediakan internet, nomor telepon serta ruangan untuk rapat.
- Coworking Office
Terakhir ada coworking office, jenis kantor ini tidak hanya bisa digunakan untuk ruang kerja tetapi juga untuk membangun komunitas. Hal ini dikarenakan coworking office memiliki konsep berbagi atau sharing sehingga bisa disewa per individu, per tim atau per perusahaan. Ada banyak fasilitas yang tersedia jika sewa coworking office, seperti makanan ringan, internet, ruangan rapat dan sebagainya.
Kelebihan dan Kekurangan Jenis-jenis Kantor
- Virtual Office
Kelebihan virtual office adalah fleksibilitas waktu dan tempat bekerja, memiliki domisili perusahaan yang sah dan juga meningkatkan citra maupun branding perusahaan dengan alamat kantor yang ada di pusat bisnis. Sedangkan kekurangan virtual office adalah pemilik usaha dan karyawan kurang berinteraksi, karyawan kurang fokus, sering terhambat masalah teknis, serta karyawan merasa kesepian.
- Serviced Office
Kelebihan serviced office adalah SKDP berlaku lebih dari satu tahun, tidak perlu membeli perlengkapan maupun peralatan kantor, menyediakan ruangan yang bisa disesuaikan dengan jumlah karyawan, tersedia resepsionis, cleaning service dan internet dan sebagainya. Kekurangan serviced office yaitu sepenuhnya menjadi milik pihak pengelola, biaya operasional tergantung dari besarnya penggunaan layanan serviced office, dan kemandirian perusahaan cukup rendah.
- Coworking Office
Kelebihan coworking office adalah lebih murah daripada menyewa, banyak fasilitas yang disediakan, ikatan komunitas, dan terus berkembang. Sedangkan kekurangan coworking office yaitu Biaya sewa terbilang masih mahal, banyak gangguan, kurang bebas, kurangnya privasi antara pekerja dan juga ruang terbatas
Dokumen Penting yang Perlu di Persiapkan
- Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)
Jika Anda memutuskan untuk sewa virtual office atau serviced office berarti harus mempersiapkan dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP). Memiliki dokumen ini berarti alamat perusahaan telah diakui dan dan menyatakan benar jika perusahaan berdomisili di alamat yang tertera dalam SKDP. Dokumen SKDP ini juga bisa digunakan untuk mengurus NPWP, SIUP dan dokumen perizinan. Saat Anda menyewa sewa virtual office atau serviced office pihak penyedia jasa kantor akan bertanggung jawab untuk memberikan dokumen yang dibutuhkan untuk mengurus SKDP. Dokumen tersebut seperti foto kantor dan bukti bayar PBB gedung.
- Perjanjian Sewa Menyewa Kantor
Dokumen ini menjadi hal yang sangat penting jika Anda memutuskan ingin menyewa sebuah kantor untuk operasional bisnis. Dokumen perjanjian ini dibuat antara atas nama penyewa dan juga penyedia jasa kantor. Isi dari perjanjian tersebut untuk mengatur hak dan kewajiban masing-masing pihak, jangka waktu sewa, harga sewa, rincian fasilitas yang diperoleh dan poin tambahan lainnya. Ada beberapa jasa penyedia kantor yang mewajibkan penyewanya untuk membayar deposit dan akan dikembalikan ketika masa sewa sudah berakhir. Mekanisme pengembalian ini perlu diperhatikan. Biasanya jasa penyedia kantor sudah membuat dokumen perjanjian sehingga penyewa hanya tinggal melihat dan mempelajari isi perjanjiannya. Sewa menyewa kantor seringkali menciptakan beberapa masalah. Masalah tersebut timbul akibat tidak adanya dokumen perjanjian dalam sewa menyewa kantor. Padahal keberadaan dokumen tersebut sangatlah penting. Diharapkan dengan adanya informasi ini, kebutuhan sewa menyewa kantor bisa dilakukan dengan lancar.
