Dalam beberapa tahun ini, perusahaan startup atau rintisan merupakan hal yang berkembang pesat. Perkembangan yang pesat khususnya di kota-kota besar Indonesia, dibuktikan dengan meningkatnya jumlah pengajuan izin usaha. Selain itu, dilihat dari startup ranking, Indonesia masuk ke dalam daftar lima besar negara dengan startup terbanyak di dunia, tepatnya pada posisi keempat dengan jumlah 1.705 startup, Indonesia berada di bawah Amerika Serikat (28.794 startup), India (4.713 startup) dan Inggris (2.971 startup).
Besarnya jumlah perusahaan startup yang ada di Indonesia membuat kebutuhan tempat kerja menjadi meningkat. Namun, tidak semua perusahaan startup memiliki biaya untuk menyewa ruang kantor fisik di dalam gedung perkantoran. Hal inilah yang menjadikan virtual office sebagai solusi bagi para pemilik perusahaan startup. Selain jauh lebih murah karena memangkas biaya operasional, penggunaan virtual office seperti menjadi suatu kebutuhan bagi perusahaan startup di kota-kota besar.
Pengertian dan Definisi Virtual Office
Sebenarnya apa itu virtual office sendiri? Sederhananya, virtual office, kantor virtual atau VO adalah kantor bersama di mana beberapa perusahaan menggunakan satu alamat bisnis untuk kepentingan mendirikan dan menjalankan usaha. Isi kantor virtual umumnya sama dengan kantor lainnya di mana terdapat layanan surat-menyurat, resepsionis dan sebagainya.
Virtual office pada dasarnya adalah suatu kantor yang alamatnya digunakan bersama-sama oleh beberapa perusahaan, namun penyewa tidak mendapat fasilitas ruangan fisik untuk bekerja. Perusahaan-perusahaan yang menggunakan kantor virtual ini menggunakan alamat virtual office hanya sebagai alamat kantornya baik sebagai alamat domisili resmi, alamat dalam perizinan, maupun alamat surat-menyurat. Terlepas dari semua itu, Anda tidak perlu khawatir, karena penyedia VO memiliki bangungan asli beserta karyawannya. Semua telepon yang masuk untuk perusahaan Anda, surat dan paket Anda juga akan diterima oleh resepsionis. Selain itu, anda juga dapat menyambut tamu atau klien Anda dalam ruang meeting yang disediakan penyedia VO, sehingga Anda dan tim seperti memiliki kantor sendiri, tetapi tetap dapat fokus mengembangkan perusahaan Anda dari manapun.
Perbedaan Virtual Office dengan Kantor Konvensional
Jika ditelaah lebih dalam, ada beberapa perbedaan antara virtual office dan kantor konvensional, di antaranya:
- Ruang Kerja
Perbedaan antara virtual office dengan kantor konvensional yang sangat signifikan adalah terletak pada ruang kerja. Jika anda menyewa kantor konvensional, anda akan mendapatkan ruangan fisik untuk bekerja, tetapi pada virtual office, Anda hanya mendapatkan alamat, beserta sekian banyak fasilitas yang bisa menunjukkan seolah anda memiliki kantor konvensional, antara lain alamat, resepsionis, penerima telepon dan ruang meeting yang bisa dijadwalkan.
- Biaya Sewa
Biaya sewa virtual office sangat murah sehingga banyak diminati perusahaan startup hingga menengah, sedangkan biaya untuk memiliki ataupun menyewa kantor konvensional sangat tinggi, meskipun sekadar menyewa ruko atau sebagian lantai gedung. Bagaimana jika ingin memiliki kantor fisik sendiri? Biaya ekspansi perusahaan Anda dijamin berkurang drastis.
- Fasilitas
Fasilitas virtual office bergantung pada penyedia layanan virtual office dan paket yang Anda pilih. Sedangkan, pada kantor konvensional Anda harus menyusun dan menyiapkan sendiri fasilitasnya.
- Biaya operasional dan perawatan
Menggunakan virtual office umumnya bebas biaya operasional, karena biasanya biaya operasional sudah termasuk dalam paket sewa. Anda pun tidak perlu untuk mempekerjakan orang untuk mengurus keperluan sehari-hari, seperti office boy, petugas kebersihan, petugas keamanan, dan lain-lain. Sedangkan untuk kantor konvensional biayanya relatif lebih mahal karena Anda harus membayar biaya yang beraneka ragam, mulai dari listrik, karyawan, telepon, air dan biaya tambahan lain.
- Efisiensi Kerja
Hal terakhir yang perlu dipertimbangkan adalah efisiensi kerja. Pada virtual office, Anda tidak memiliki ruang kerja atau kantor untuk didatangi, jadi Anda dan tim Anda dapat bekerja di mana saja di lokasi yang Anda suka dengan menggunakan akses internet. Dengan sistem kerja seperti ini, Anda tidak akan dikejar jam kerja kantor atau berbagai aktifitas merepotkan lainnya yang dilakukan pengusaha konvensional.
Ternyata VO berbeda sekali ya dengan kantor konvensional? Dari lima point perbedaan di atas, kita bisa menarik kesimpulan bahwa keuntungan dari menggunakan virtual office adalah:
- Menghemat biaya operasional
- Hemat waktu
- Lokasi bekerja lebih fleksibel
- Karyawan atau tim akan merasa lebih fleksibel
- Alamat yang bergengsi
- Tersedia resepsionis
- Fasitias yang lengkap
Bisnis Yang Cocok Menggunakan Jasa Virtual Office
Bisnis seperti perusahaan startup, jasa, konsultan, perantara, bahkan pedagang online sangat cocok memulai usahanya menggunakan virtual office. Bahkan pengusaha dengan jam terbang tinggi banyak yang menyewa virtual office untuk alamat kantor cabangnya, lho.
Banyak bisnis baru yang dioperasikan dari luar kantor dan hanya menggunakan virtual office sebagai alamat, karena dengan adanya kantor virtual ini pebisnis tidak perlu menyewa atau membeli kantor konvensional yang mahal. Tak hanya menjalankan bisnis dari mana saja yang lebih hemat biaya, VO juga menawarkan gaya hidup yang lebih baik.
Dari perbedaan dan keuntungan menggunakan virtual office yang sudah kami bahas, ada beberapa bidang yang paling cocok untuk menggunakan virtual office ini di antaranya:
- Bisnis startup
- Bisnis online pembuatan website
- Bisnis jasa bidang teknologi atau IT
- Bisnis jasa konsultan
- Bisnis jasa hukum atau profesional lainnya
- Bisnis pelatihan
- Bisnis broker atau perantara
- Alternatif alamat kantor cabang
Dari pembahasan di atas, kita sudah mengetahui apa sebenarnya virtual office, perbedaanya dengan kantor konvensional dan keuntungan menggunakan virtual office bagi perusahaan startup maupun perusahaan menengah sampai besar.
Kami yakin, Anda mempunyai pertimbangan sendiri apakah virtual office ini cocok untuk bisnis Anda, namun jika Anda saat ini sudah mempunyai niat untuk menyewa virtual office, Legistra menyediakan virtual office berkualitas untuk Anda dan tim anda dengan harga bersahabat dan fasilitas lengkap.Selain virtual office, Legistra siap memberikan konsultasi bisnis, baik dari segi hukum, pendirian bisnis/perusahaan baru, perizinan, lisensi dan lain-lain. Legistra juga menyediakan paket pendirian perusahaan dengan bonus sewa virtual office gratis.
